디지털 유산, 기업에도 영향을 준다? 기업이 반드시 알아야 할 디지털 유산의 위기와 대응 전략

디지털 유산은 개인만의 문제가 아닙니다. 기업에도 큰 영향을 미치는 요소입니다. 기업 자산 보호와 지속가능한 경영을 위해 알아야 할 디지털 유산의 개념과 대응 방안을 소개합니다.

1. 디지털 유산, 기업에게도 중요한 이유

디지털 유산은 흔히 개인의 자산으로만 인식되곤 하지만, 실제로는 기업에게도 중대한 영향을 미치는 요소입니다. 특히 IT 기반이 강한 현대 기업일수록, 다양한 업무 프로세스가 온라인 환경에 기반하고 있으며 그 결과물이 모두 디지털 형태로 축적됩니다. 예를 들어, 기업의 핵심 자산인 고객 데이터베이스, 업무 시스템 로그인 정보, 클라우드 서버에 저장된 프로젝트 파일, SNS 계정과 광고 관리자, 비즈니스용 유튜브 채널, 전자계약 문서 등은 모두 디지털 유산에 해당합니다. 문제는 이를 관리하던 담당자 혹은 창업자가 예기치 못한 사고, 질병, 사망 등으로 업무에서 장기간 이탈하거나 사망할 경우, 해당 자산에 접근하지 못하게 될 수 있다는 것입니다. 기업 입장에서는 단순한 불편을 넘어 운영상 치명적인 손실로 이어질 수 있으며, 업무 중단, 신뢰도 하락, 고객 불만, 법적 분쟁 등 다양한 위기 상황이 발생할 수 있습니다. 그렇기에 기업도 디지털 유산을 단순 정보가 아닌 ‘기업 지속 가능성의 핵심 자산’으로 인식하고 체계적인 관리와 대응 전략을 마련해야 합니다.

2. 기업에 영향을 미치는 디지털 유산의 구체적 사례

기업이 보유한 디지털 유산 중에서 특히 중요한 자산들은 대부분 클라우드와 소프트웨어 기반으로 운영됩니다. 예를 들어, 대표자의 개인 이메일 계정으로 개설된 웹사이트 도메인, 구글 워크스페이스 계정, SNS 비즈니스 페이지, 애널리틱스 데이터, 애드센스 수익, 정산 시스템 등은 대부분 개인 명의로 운영되는 경우가 많습니다. 만약 해당 계정 소유자가 사망하거나 이탈하면, 법적으로 이를 바로 넘겨받는 것도 쉽지 않으며, 접근조차 어려워져 비즈니스가 중단될 수 있습니다.
실제로 국내외 기업 사례 중에서는, 대표 개인 계정으로 운영되던 유튜브 채널을 상속받지 못해 수십만 구독자가 있는 채널이 방치되거나, 담당자의 사망으로 인해 도메인 갱신이 중단되어 웹사이트가 폐쇄된 경우도 있습니다. 이런 상황은 특히 1인 기업, 스타트업, 소규모 조직일수록 빈번하게 발생하며, 단 한 사람의 계정이 기업 전체 시스템을 좌우하는 구조적 취약성이 드러납니다. 심지어 SaaS 기반의 업무 도구 사용이 일반화되면서, 각 도구의 관리자 권한 이전이 되지 않으면 고객 정보, 프로젝트 자료, 거래 내역 등 핵심 경영 자료 전체를 잃을 위험도 존재합니다.

3. 디지털 유산 관리 부재가 초래하는 리스크

디지털 유산 관리가 부실하면 기업은 다양한 유형의 리스크에 노출됩니다. 첫째, 업무 연속성의 중단입니다. 핵심 계정에 접근하지 못하면 메일 확인, 계약 체결, 자료 전송, 고객 응대 등 실무 자체가 불가능해지고, 이로 인해 업무가 지연되거나 마비되는 상황이 생길 수 있습니다. 둘째, 법적 분쟁의 가능성입니다. 기업 계정이 사망자의 명의로 되어 있을 경우, 계정의 소유권이나 자산 가치에 대한 상속 문제, 접근 권한 분쟁이 발생할 수 있습니다. 셋째, 브랜드 신뢰도 하락입니다. SNS 계정이나 유튜브 채널이 방치되거나, 고객 대응이 지연되면 기업에 대한 부정적 이미지가 형성되어 고객 이탈로 이어질 수 있습니다. 넷째, 데이터 유실입니다. 백업이 이루어지지 않은 상태에서 계정이 폐쇄되면 고객 정보, 영업 전략, 콘텐츠 자산 등이 모두 사라질 수 있습니다. 이처럼 디지털 유산은 그 자체로 ‘보이지 않는 리스크’이자, 관리하지 않으면 어느 순간 기업 생존을 위협하는 변수가 될 수 있습니다.

4. 기업이 취해야 할 디지털 유산 대응 전략

디지털 유산이 기업에 중요한 자산인 만큼, 이에 대한 체계적인 대응 전략 수립이 필요합니다. 가장 먼저 해야 할 일은 디지털 자산의 목록화입니다. 기업이 운영 중인 모든 플랫폼, 계정, 도메인, 구독 서비스, 클라우드 저장소 등을 빠짐없이 기록하고, 관리자와 공동관리자를 지정해야 합니다. 이때 LastPass, 1Password 같은 암호화 툴을 사용해 로그인 정보를 안전하게 보관하고, 필요 시 공유할 수 있는 시스템을 구축하는 것이 좋습니다.
또한, 주요 계정은 기업 공식 이메일 기반으로 재정비하고, 2단계 인증에 사용되는 연락처와 백업 이메일도 함께 기록해두어야 합니다. ‘업무 인수인계 매뉴얼’과 함께 ‘디지털 자산 상속 매뉴얼’을 제작하여, 유고 시 어떤 자산이 누구에게 어떻게 이전될 수 있는지 문서화해두는 것도 효과적입니다.
더불어, 법률 자문을 받아 디지털 자산 상속 관련 계약서나 유언장을 작성해두는 것도 고려해 볼 수 있습니다. 특히 법인 대표가 유일한 관리자일 경우에는 정기적인 권한 위임과 백업, 실시간 동기화 시스템을 통해 예기치 못한 사고에도 즉시 대응 가능한 체계를 갖추는 것이 바람직합니다.

5. 디지털 유산, 기업의 지속가능성을 결정하는 미래 전략

지금까지 우리는 디지털 유산을 개인의 문제로만 여겨왔습니다. 그러나 이제는 기업 차원에서 디지털 유산을 전략적으로 바라봐야 하는 시대가 되었습니다. 이것은 단지 사고나 사망 같은 극단적인 상황을 대비하기 위한 것이 아니라, 업무의 연속성과 기업의 신뢰를 유지하기 위한 핵심 전략이기도 합니다. 기술이 고도화될수록, 기업은 물리적인 자산보다 디지털 자산에 의존하게 되며, 그만큼 ‘디지털 유산 관리’가 경영 리스크를 줄이는 가장 실질적인 수단이 될 수 있습니다.
앞으로는 기업에서도 ‘디지털 유산 관리 담당자’를 지정하거나, IT 자산 관리 시스템에 디지털 유산 관리 항목을 포함하는 것이 표준이 될 가능성이 큽니다. 작은 실천부터 시작해 보세요. 자산 목록화, 계정 이중 인증 정비, 접근 권한 공유, 유언 문서 초안 작성 등은 오늘부터 당장 실행할 수 있는 일들입니다. 디지털 유산 관리는 미래를 준비하는 가장 확실한 방법입니다. 기업의 생명은 시스템이 멈추지 않는 데서 시작된다는 점을 기억하시길 바랍니다.